スカウトの自動化とは？RPA・AIスカウト・RPOの仕組みと選び方を解説

近年、採用活動においてダイレクトリクルーティングを導入する企業が増えてきました。

一方で、採用担当者の業務負担が増加し、社内リソースの不足に頭を抱える企業も少なくありません。

そのような課題に対しては、とくに負担の大きいスカウト送付を自動化することで、業務の効率化や精度の向上が期待できるでしょう。

そこで本記事では、スカウトの自動化における手法やおすすめのサービス、成功のポイントを紹介。

導入にあたっては注意点もあるため、最後までお読みいただき、採用活動の参考にしてみてください。

スカウトの自動化とは？

スカウトの自動化とは、システムやツールを用いてスカウト送付に係る業務効率を上げること。

基本的には「RPA」や「AIツール」の使用を指しますが、広い意味では外部委託の「採用代行（RPO）」まであり、自動化の手法は多岐にわたります。

ではなぜ、スカウトの自動化が注目され、必要とされているのか、その背景と理由を解説します。

スカウトの自動化が注目される背景

スカウトの自動化がこれほどまでに注目される背景には、大きく分けて2つの要因があります。

1つ目は、求人票を提示して応募を待つ「受け身のスタイル」から、積極的にスカウトを送って面接につなげる「攻めのスタイル」への採用スタイルの変化。

2つ目は、労働人口の減少による人材獲得競争の激化と、それに伴いダイレクトリクルーティングを成功させるために生じる採用担当者の業務負担の増加。

これらの要因から、採用活動における業務効率化と精度向上の必要性が高まり、スカウト自動化の導入が急務とされています。

スカウトの自動化が必要とされる理由

しかし、「攻め」の採用活動が進む一方で、なかなかスカウト送付に十分な時間を割けないのが採用担当者の本音です。

そこで、スカウトの自動化が重要となります。

自動化の導入は、採用担当の工数削減はもちろんのこと、業務の効率化・作業精度の向上を可能に。

この際、人が判断しなければならない作業は残し、体系的に指示が出せる作業や正確性が問われる作業だけを切り取り自動化に委ねるのがポイント。

このように完全自動化せず人の目を介すことで、企業の特色や個々の求職者対応といった定性的な質を維持したまま、採用精度を向上できるでしょう。

スカウト業務で自動化できる具体的な作業

スカウト業務で自動化できるのは、主に次の作業が一般的です。

応募の母数を増やしたり、面接数の改善につながったりする重要な作業が含まれています。

それでは、それぞれの詳しい内容について解説。

候補者リストアップ

スカウト送付には、ターゲットをリスト化して漏れなく送付していくことが重要ですが、人の手で作業を行えば多くの時間を費やしてしまいます。

しかし、データベース検索を自動化して、条件を入力、マッチしている候補者を抽出することができれば、効率的で網羅的なリストが完成するでしょう。

また、AIによる推薦機能を使えば「この人なら活躍できる可能性があるかもしれない」という潜在層までカバーできる可能性も期待。

リストアップは毎日行う作業となるため、自動化で大きく作業効率が上がります。

スカウトメール送信

スカウトメールは、全員に使える定型文をいくつかのパターンで用意した上で、候補者ごとのオリジナル文章を加えると効果的でしょう。

1通ずつ作成していたら時間がかかってしまうため、システムにあらかじめ指示を出しておくことで、さまざまな種類の文章を一瞬で作成ができます。

さらに、配信のタイミングも重要。

中弛みしやすい水曜や休み前の金曜、あえて競合とバッティングを防ぐためランダムに送付したり、反応を見てABテストを繰り返す必要があります。

自動化することで開封率をあげたり、返信率をあげたり、効率的に進められるでしょう。

応募者管理

求人媒体の応募者管理画面やATS管理画面で応募者の管理をすることが多いでしょう。

そのため、応募が来るたびに1人ずつ登録していては、手間がかかってしまいます。

しかし、自動化すればATSへの登録・整理が簡単に行えたり、面接進捗によって選考ステータスを自動更新してくれたり、時間短縮が可能。

応募者がわかりやすくまとめられていることで、本来するべき面接前のリマインドや、候補者書類のチェックなどに十分な時間を割きやすくなるでしょう。

日程調整

面接日程の調整は、非常に複雑になることが多く、候補者が増えれば増えるほど効果的にレスポンスを獲得するのが難しくなります。

例えば、役員面接を設定する場合、役員の日程を押さえ、候補者の候補日を押さえ、とあちこちに連絡して調整していかなければなりません。

カレンダーの連携機能やチャットボットを使用した自動調整はもちろん、応募のタイミングでスケジュールを自動照合できるサービスもあります。

現職の求職者であれば多忙な人も多いため、自動化で調整のストレスをお互い減らすことが可能。

スカウトを自動化する3つの方法

スカウト送付を自動化する方法としては、主に次の3つがあります。

システムを活用するものから、プロに委託するものまでそれぞれの特徴を解説します。

RPAによるスカウト自動化

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、人の定型作業をソフトウェアロボットが自動化する仕組みです。

採用業務において、人が考えて行う作業ではなく、条件を設定しておけば自動で完了させられる作業を代わりに任せることが可能。

自動化できる作業例はつぎの項目があります。

一番の利点は、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、採用活動のコア業務にあてるリソース増加に伴う人件費の効率化にもつながる点。

採用担当の数が少ない企業や、新しいスタッフを抱えたくない企業にピッタリでしょう。

ただし、気を付けるべきポイントは、候補者ごとにカスタマイズしたメール文章の対応などを依頼するといった柔軟な対応は難しい点。

さらに、導入費や運用費は比較的安価ですが、使いこなすまでの設定に一定の知識が求められます。

ある程度のITリテラシーがなければせっかく導入したのに使いこなせない、といった可能性も。

採用担当者が単純作業を大量に裁いていたり、採用予定人数が多く工数削減のインパクトが大きいと判断できる場合、RPAの導入はおすすめです。

AIスカウトによる自動化

AIを利用したスカウトの場合、企業が考えるターゲット層だけでなく、希望条件に適した人材のマッチングや人物像の提案も可能になります。

返信率の低さに悩む企業や、ハイクラス・専門職といった限定的な求人を扱う企業に適しています。

また、リスト抽出だけでなく自動送付・メッセージの添削なども可能で、採用成功率アップが期待。

作業効率をグンと上げてくれ、隠れていた優秀な人材の発掘に寄与しますが、アルゴリズムはブラックボックス化しており、ある程度のコストもかかります。

主流は月額性ですが、サービスの規模によっては数万円～数十万円が必要。

RPO（採用代行）による自動化

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用代行会社に作業を委託する方法です。

業務の一部（スカウト送付）もしくはすべての委託が可能で、プロに任せることで、専門的なノウハウを踏まえた採用活動が可能となります。

一般的に対応可能な作業内容は以下の通り。

社内のリソースが不足している企業や、短期間で大量に採用したい企業には魅力的。

しかし、コストがかさみやすくなるだけでなく、自社の採用力が上がらないリスクもあります。

成果報酬や月額型など、サービスによって料金設定が異なるため、予算に合わせて選ぶと良いです。

採用計画の立案など、上流工程から依頼すれば費用が高くなりやすく、スカウト送付だけなど作業的な部分だけの依頼であれば安価に押さえやすくなります。

RPAのおすすめサービス 3選

ここでは、RPAのおすすめサービスを3つ紹介。

導入に適した企業の特徴や、詳しいサービスの内容を解説していきます。

UiPath

UiPath（ユーアイパス）は、世界シェアNo.1を誇る、RPAツールです。

とくに大企業での導入実績が豊富で、大量かつ複雑な定型業務を処理する必要がある企業に最適。

複数の求人媒体から候補者データを自動で集めたり、数千通のスカウトメールを送信したりといった、大規模で定型的な作業の自動化に強みを持っています。

活用例	・求人媒体の候補者検索ページに自動でアクセスし、指定した条件（職種、スキル、勤務地など）で検索 ・検索結果から候補者の氏名、経歴、連絡先などを抽出し、Excelやスプレッドシートにリスト化 ・作成したリストに基づき、採用管理システム（ATS）への自動入力や、スカウトメールの一斉送信を実行
特徴	・高い汎用性：採用業務だけでなく、経理、営業、人事など、あらゆる部署の定型業務に対応可能 ・強力な連携機能：外部アプリやシステム（求人媒体、ATS、メールソフトなど）との連携がスムーズ ・充実した学習コンテンツ：オンラインの学習プログラムやコミュニティが充実しており、専門知識がなくても学習を進めやすい
コスト	・無料トライアル：可能 ・ベーシックプラン：25ドル～ ・スタンダードプラン：要問い合わせ ・エンタープライズプラン：要問い合わせ

参考：UiPathのプランと価格｜UiPath

WinActor

WinActor（ウィンアクター）は、NTTグループが開発した純国産のRPAツールです。

最大の強みは、日本のシステム環境や業務プロセスに特化している点。

日本語での操作やサポートが充実しており、とくに国内で多く使用されているWebシステムやアプリケーションとの親和性が高く、スムーズに導入・運用可能。

プログラミングの知識は不要で、直感的な操作でシナリオ作成ができます。

このため、社内に専門のIT担当者を置くことが難しい中小企業や、現場の採用担当者が自分で自動化を進めたい場合に、安心して導入しやすいと定評。

活用例	・国内の主要な求人媒体（Wantedlyなど）からのデータ取得や、ATSへの情報入力プロセスを自動化 ・メールと連携し、応募者からのメール受信をトリガーに、自動で返信や管理システムへの登録を実行
特徴	・高い日本語対応力：国内システムとの親和性が高く、エラーメッセージなども日本語で表示されるため、導入、運用がしやすい ・豊富な導入支援実績：国内企業での導入実績が豊富で、サポート体制が充実している
コスト	・ノードロックライセンス フル機能版：109万8680円 / PC1台（1年間） 実行版：30万80円 / PC1台（1年間） ・フローティングライセンス フル機能版：要問合せ 実行版：要問合せ

参考：RPAツール「WinActor」

Automation Anywhere

Automation Anywhere（オートメーション・エニウェア）は、グローバルで広く展開されているクラウド型のRPAです。

最大のメリットは、サーバー構築などのインフラ整備が一切不要な点。

ベンダーが提供するインターネット上の環境で利用できるため、導入にかかる初期コストや時間を大幅に削減でき、スピーディに自動化を始められます。

また、クラウドベースなので、オフィスだけでなく自宅など場所を問わずアクセス・利用が可能。

そのため、テレワークや複数拠点で採用活動を行っている企業には、おすすめのツールです。

活用例	・分散している各拠点の採用担当者が、クラウド上で共通のロボットを利用し、採用業務を効率化 ・求人広告掲載サイトやSNSからの情報収集、スカウトリスト作成を自動化
特徴	・クラウドファースト：サーバーの構築が不要で、導入にかかる初期コストや時間を削減できる ・セキュリティ：クラウド上での厳格なセキュリティ管理が特徴 ・日本法人による対応が可能：海外プロダクトによくある日本語対応ではなく、日本法人による対応が可能
コスト	・無料デモ：可能 ・有償版：月額制。利用するロボット数・機能によって異なるため要問い合わせ

参考：Automation Anywhere（オートメーション・エニウェア）

AIスカウトのおすすめサービス 3選

次に、AIのスカウトシステムを3つ紹介します。

Eight Career Design

Eight Career Designは、ビジネス名刺管理アプリ「Eight」を活用したキャリア向けスカウトサービス。

最大の強みは、「Eight」に登録されている膨大な名刺情報（人脈データ）をタレントプールとして活用できる点にあります。

AIが名刺情報だけでなく、ユーザーの転職意向度やスキルデータを解析し、自社にマッチする潜在層の候補者を高精度で提案してくれます。

Eightの利用者は年間48万人以上増加しており、常にデータベースが更新され、母集団形成に困ることなく、転職潜在層にもカジュアルに接触可能。

既存の人脈を最大限に活かし、質の高い候補者にアプローチしたい企業に適しています。

活用例	・Eight（名刺情報）の中から、自社に興味を持ちそうな潜在層や、転職意向が高い候補者をAIが自動で抽出 ・候補者のキャリアや人脈を考慮した上で、パーソナライズされたスカウトメッセージを自動で送付 ・自社の社員が持っている人脈（名刺データ）を最大限に活用し、潜在的なタレントプールを形成する
特徴	・名刺データ活用：既存の人脈から潜在候補者を発掘できる点が最大の特徴 ・高いマッチング精度：AIがスキルや経験、転職意欲も加味して最適な候補者をレコメンド ・カジュアルな接触：転職を積極的に考えていない潜在層にも、名刺交換をきっかけにアプローチできるため、応募へのハードルを下げられる
コスト	・初期費用＋月額利用料 ・利用プランによって費用が異なるため、要問い合わせ

参考：400万人の名刺データを見てスカウト│Eight Career Design

LinkedIn Recruiter

LinkedIn Recruiterは、「LinkedIn」の巨大なデータベースを活用したAIスカウトサービスです。

最大の特長は、全世界で6億9,000万人以上のプロフェッショナルが登録しているデータベース。

これにより、国内の採用はもちろん、特に海外人材や高度な専門職をターゲットとする場合に強力な威力を発揮します。

AIが候補者のプロフィールや活動履歴を分析し、最適な人材を高い精度でマッチングします。

実際に75%の採用担当者が効果を実感しており、効率よく優秀な候補者へパーソナライズされたスカウトを送付し、採用成功率を高めることが可能。

活用例	・職種、スキル、勤務地、業界など、さまざまな条件で候補者を検索 ・AIが候補者のプロフィールや活動履歴を分析し、自社にマッチする人材を推薦 ・直接メッセージ機能を通じて、候補者にパーソナライズされたスカウトを送付
特徴	・圧倒的なデータベース：世界中のプロフェッショナルが登録しており、特に海外人材や特定の専門職をターゲットとする場合に非常に強力 ・最新のキャリア情報：候補者の最新の職務経歴やスキル、活動状況をリアルタイムで確認できる ・高いレコメンド精度：AIがユーザーの行動履歴やスキルを学習し、最適な候補者を自動で提案
コスト	・月額制 ・利用機能やライセンスによるため、要問い合わせ

参考：LinkedIn Recruiter | LinkedInタレントソリューションズ

HERP Nurture

HERP Nurtureは、採用管理システム「HERP Hire」の姉妹サービスで、タレントプール（潜在候補者層）の活用に特化したAIスカウトツールです。

過去の応募者やイベント参加者など、一度接点のあった人材をタレントプールとしてデータベース化。

AIが候補者一人ひとりのプロフィールやキャリアの状況を分析し、「今なら転職に興味を持つ可能性がある」という最適なアプローチのタイミングを自動で判断。

元々興味や接点がある人材を対象とするため、メッセージの開封率や返信率を高めやすいです。

また、手動では難しい潜在層との継続的な関係構築（ナ―チャリング）を効率的に進めることが可能。

過去の貴重な人材データを「資産」として活かし、未来の採用につなげたい企業に最適なサービス。

活用例	・過去に惜しくも採用に至らなかった候補者や、イベントで接触した人材をデータベース化 ・AIが候補者のプロフィールやキャリアの状況を分析し、「今なら転職に興味を持つ可能性がある」と判断したタイミングで通知 ・候補者一人ひとりに合わせたステップメールを自動で送付し、関係構築を継続する
特徴	・タレントプール管理：過去の人材データを有効活用できる点が最大の特徴 ・パーソナライズ：AIが候補者の状況を分析し、最適なメッセージやタイミングを提案 ・効率的な関係構築：手動では難しい潜在層との継続的なコミュニケーションを自動化できる
コスト	・初期費用＋月額利用料 ・採用規模やタレントプールの量によって変わるため、要問い合わせ

参考：HERP Nurture（ハープナーチャー）｜デジタル人材採用を加速するタレントプールシステム

RPO（採用代行）のおすすめサービス 3選

最後にRPO（採用代行）のおすすめサービスを3社紹介します。

会社ごとの特色や、サービスの内容を具体的に解説。

AchieveHR

AchieveHRは、エンジニア採用に特化したRPOサービスです。

採用戦略の立案から母集団形成、候補者へのアプローチ、内定後のフォローまでを一貫して支援する「伴走型」のスタイルが特徴で、専任者のいない企業でも安心して利用可能。

全コンサルタントがSE採用経験を持ち、現場に即した求人票やスカウト文面を作成できる点が強み。

これにより、候補者への訴求力が高まり、ミスマッチの少ない採用を実現します。

また、ヘッドハンティングを活用した独自チャネルを持ち、優秀な人材にもアプローチ可能。

これまで100社以上を支援、採用成功率は90％以上。

1ポジションあたり月間30名以上の候補者確保も実現し、最短26日で内定承諾に至る事例も持つ。

料金は月額固定費60万円と、採用決定時に発生する成功報酬（5〜40％）の組み合わせで決定します。

一般的なエージェントより20％程コストを抑えられる場合もあり、コスト面を考えてもお得。

エンジニア以外に営業職やCXOクラスも対応でき、幅広い採用ニーズをカバーできる点もポイント。

導入前に無料の採用戦略設計を提供し、最短1週間で支援を開始できます。

運営会社	株式会社b&q
活用例	・即戦力エンジニアの獲得：独自のヘッドハンティング手法とネットワークを使い、市場にあまり出てこない潜在層へアプローチ ・迅速な採用：最短26日で内定承諾まで進めるスピード感 ・母集団形成：1ポジションあたり月間30人以上の母集団形成を実現
特徴	・エンジニア採用に特化：専門性の高いプロが対応するため、技術的な要件を理解した上で精度の高いマッチングが可能 ・独自のヘッドハンティング手法：求職者の20％をヘッドハンティング経由で確保するなど、独自チャネルに強みを持つ ・高い採用成功率：採用成功率90％以上の実績を誇る ・コストパフォーマンス：競合比で20％以上安価な料金設定
コスト	・要件に応じた個別見積り制度 ・固定費を抑えたプランの案内も可能

参考：AchieveHR｜株式会社b&q

パーソルキャリアRPOサービス

パーソルキャリアRPOサービスは、人材業界大手のパーソルグループが提供するRPOサービスです。

求人サイト運営や人材紹介サービスなど、幅広い求職者支援のノウハウを持つ企業である点が強み。

単にスカウト送付や日程調整といった採用実務を切り出して委託できるだけでなく、採用戦略の立案コンサルティングやリクルートサイトの作成・改善など、採用活動の上流工程から本質的な支援を依頼できます。

採用業務全般における専門的な知見や市場動向に基づいたサポートを受けたい企業、または採用部門全体の体制強化を図りたい企業に最適なサービスです。

運営会社	パーソルホールディングス株式会社
活用例	・新卒採用や中途採用、アルバイト・パート採用など、それぞれの採用ターゲットに合わせたRPOサービスを利用 ・採用業務プロセス全体の設計から代行までを依頼し、採用部門の立ち上げを支援 ・専門的な職種やIT分野の採用に特化した代行サービスも利用可能
特徴	・幅広いサービス：採用実務の代行だけでなく、採用戦略立案など、コンサルティング要素が強いサービスも提供 ・専門性の高さ：各分野の専門家が在籍しており、特定の業界や職種に特化した採用にも強みを持っている ・採用市場への知見：人材業界大手として、常に最新の採用トレンドや市場動向を把握している
コスト	依頼する業務範囲やプロジェクトの規模によって、オーダーメイド見積り

参考：パーソルキャリアRPOサービス（採用代行）

リクルートスタッフィングの採用アウトソーシング

リクルートスタッフィングは、リクルートグループの派遣部門が提供する採用代行サービス。

このサービスは、採用活動の中でも特に事務や間型業務のアウトソーシングに強みを持っています。

具体的には、応募者への連絡、日程調整、データ入力といった定型的な事務作業を高品質なノウハウで効率的に代行してくれます。

人事担当者が本来注力すべきコア業務（面接、戦略立案など）に集中するため、その他の間接業務を切り離したい企業に最適です。

また、繁忙期など一時的な人的リソース不足に柔軟に対応できる点も大きなメリット。

運営会社	株式会社リクルートスタッフィング
活用例	・応募者へのメール返信、面接日程の調整、合否連絡といった事務作業を代行 ・採用管理システム（ATS）への候補者データ入力や、求人媒体への掲載作業を代行 ・大規模な説明会やイベントの運営サポート
特徴	・実務代行に強み：採用活動の中でも特に工数がかかりがちな定型業務を効率的に代行 ・高品質なサービス：アウトソーシング事業で培った業務標準化・効率化のノウハウを活用し、高品質なサービス提供 ・必要なリソースを柔軟に確保：繁忙期など、必要な時に必要なだけのリソースを確保できるため、採用担当者の業務負担を軽減
コスト	派遣費用や業務委託費用など、サービス内容によって料金体系が異なるため要問い合わせ

参考：採用アウトソーシング | リクルートスタッフィングのアウトソーシングサービス

RPOについて、こちらの記事で詳しく解説しています。
RPO（採用代行）とは？サービス内容や導入に向いている企業の特徴を解説

スカウト自動化を成功させるためのポイント

RPAやAI、RPOといった手法は業務負担を大きく軽減しますが、導入するだけでは成果は得られません。

費用対効果を最大化し、採用競争力を高めていくには、戦略的な運用が不可欠。

導入したスカウト機能をしっかり活用するためには、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。

導入目的を明確化

1つ目のポイントは、導入目的をあらかじめ明確にしておき、導入ツールを選ぶ際の参考にする点。

目的は企業によってさまざまで、「コスト削減」や「作業効率アップ」といった社内的な課題解決から、「母集団形成」や「面接率アップ」といった採用課題の解決などが挙げられます。

目的があいまいだと、適切な手法を選ぶことができず、コストをかけても成果に結びつかないなどの挫折につながるかもしれません。

例えば、社内のリソースが不足しているならRPOの導入で一時的にカバーしても良いですし、人為的ミスの削減ならRPAやAIの導入が適しています。

自社の課題と目的を明確にしてから、検討を進めましょう。

運用体制を整える

2つ目のポイントは、運用体制の整備。

どの自動化ツールを導入しても、社内の役割分担や管理体制が整っていなければ、効果を最大化させることはできません。

だれが何を管理するのか決めておき、導入時にメイン担当として流れを把握しておく必要があります。

導入ツールの種類によって適した人間は異なるため、以下のように決めると良いでしょう。

自動化する場合でも、人が判断するポイントは残すことが重要。

効果検証と改善

3つ目のポイントは、効果検証と改善を定期的に行い、導入したまま放置しないこと。

ツールやサービスを導入する際は、社内の温度感も高くなりやすいため、しっかり設計して走り出すことが多いですが、だんだんと失速していくことはよくあります。

振り返りの機会を減らしてしまうと、じわじわと効果が落ち込んでいったり、エラーが少しずつ増えていったりと気がついたときには大きな改善策が必要になってしまうかもしれません。

まずは効果測定の指標（例：スカウト返信率・採用決定率・工数削減時間など）を設定し、PDCAサイクルを回しましょう。

ツールやサービスによって測定項目が異なり、それぞれに設定した内容を踏まえて数値の増減を確認。

また、成果を見える化すれば、社内に自動化の意義を示すことも可能。

「自動化＝丸投げ」ではない

4つ目のポイントは、「自動化や外部委託によって人事担当の役割が不要になるわけではない」といった認識を持つことです。

候補者は人事担当を見て、企業の印象付けを行うことも。

また、スカウト文面の最終調整や候補者との信頼関係構築などは、どうしても自動化できません。

完全放置型の運用は候補者体験を損ない、採用ブランドが低下するリスクもあります。

「採用活動そのものを機械に任せる」わけではなく、あくまでも補佐的な立ち位置であり、人事担当をはじめとする社員がメインの役割を担うことが重要。

スカウト自動化で、採用競争の激化を勝ち抜く

スカウトの自動化で作業効率が上がり、人事担当が本来取り掛かるべきコア業務に専念できる可能性が上がります。

「人の手でなければならない仕事」 と、「機械に任せたほうが良い仕事」をうまく整理することが、効果的な採用活動において重要。

きちんとPDCAサイクルを回していけば、今まで出会えなかった優秀な人材との出会いに結びついたり、自社の採用ノウハウが蓄積して採用力が上がっていったりと良い効果をもたらします。

自社の状況に合わせてRPA・AI・RPOを導入し、今後ますます激化する採用難を乗り越えていきましょう。